E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Od stycznia 2019 r. obowiązują przepisy, które ułatwiają przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżają koszty związane z ich przechowywaniem.

Elektronizacja akt

Obecnie dokumentację pracowniczą przechowujesz w formie papierowej. Od stycznia będziesz mógł decydować w jakiej formie chcesz ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będziesz też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze jako pracodawca czy zleceniodawca będziesz przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, których zatrudniłeś po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. możesz skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli spełnisz dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:

• przekażesz do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowujesz przez okres 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty

Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to Twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który masz obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez Ciebie jako pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu zapiszemy na koncie ubezpieczonego.

Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Jakie są terminy na złożenie raportu ZUS RIA?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwołasz - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinieneś przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo będziesz miał obowiązek:

• przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
• po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Za kogo możesz złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny możesz złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dane które przekażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajesz dane, które obejmują:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach  ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Wykażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

WAŻNE!
Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów.

Po 31 grudnia 2018 r. nadal będziesz zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych

Jeśli nie złożysz za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będziesz zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustalamy podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u Ciebie.

WAŻNE!
Dokumenty pracownika będziesz przechowywał nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u Ciebie, w każdym przypadku gdy:

• został on zgłoszony przez Ciebie po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazałeś za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
• został on zgłoszony przez Ciebie do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u Ciebie po 31 grudnia  1998 r.)
• wykonywał on u Ciebie pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Co jako pracodawca przekazujesz pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Powinieneś przekazać pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pouczasz pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Jakie informacje przekaże ZUS? 

Niezależnie od Ciebie  – również my poinformujemy pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobimy to:

• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika, poinformujmy również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
• konieczności wystąpienia do Ciebie jako płatnika składek o wydanie:
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od Ciebie, poinformujemy o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez Ciebie raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu udostępnimy również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Jeśli przekażesz nam raporty informacyjne, nie oznacza to, że nie będziesz przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne.

Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, będziesz przekazywał w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.

Natomiast informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego przekażesz na formularzu ZUS ZWUA, na którym wyrejestrujesz swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Nowy dokument - imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/  okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA

Bez względu na to, w jakim charakterze zatrudniłeś pracownika powinieneś przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, dalej zwany jako imienny raport miesięczny ZUS RPA. Raportu tego nie musisz przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

• wypłacisz tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacisz w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez Ciebie za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, abyśmy mogli je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Z formularza ZUS ZWUA, na którym wyrejestrujesz swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych pozyskamy informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego. 

Dowiedz się więcej na temat danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, Informacji miesięcznej/ rocznej dla osoby ubezpieczonej.

Zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie Cię informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA.

Zostanie także w tym zakresie dostosowana aplikacja ePłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników.

Dostosujemy także profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których złożyłeś dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobiłeś. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do zmian obowiązujących od stycznia 2019 r.

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych jakie będziesz jako płatnik przekazywał do ZUS co miesiąc.

Zatem jeśli program, z którego korzystasz nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych powinieneś w tym zakresie go dostosować.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Więcej informacji o e-aktach oraz innych zmianach w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 roku na www.e-akta.gov.pl.