Szybsza obsługa klientów dzięki usługom elektronicznym

Poczta Polska na zlecenie ZUS wysyła średniorocznie kilkadziesiąt milionów przesyłek, z czego samych informacji o stanie konta ubezpieczonego - 19 mln. ZUS we współpracy z Pocztą Polską przygotował szereg technicznych rozwiązań, które mają usprawnić proces wysyłki przesyłek i kontakt pomiędzy instytucjami. Obsługa korespondencji wiąże się z każdorazowym tworzeniem rejestrów korespondencji, pocztowych książek nadawczych, czy zbiorczych zestawień przesyłek.

Kontrola przekazów online

Od połowy 2011 r., w miejsce papierowego rejestru korespondencji, powstał rejestr elektroniczny. Papierową książkę nadawczą zastąpiła książka elektroniczna, a w miejsce papierowego zbiorczego zestawienia przesyłek - zestawienie elektroniczne. Elektronizacja współpracy z Pocztą Polską objęła m.in. wymianę plików przekazów pocztowych do realizacji, kontrolę przekazów, czy raportowanie o stanie realizacji przekazów. Obecnie do placówek pocztowych w formie papierowej przekazywane są jedynie nadawane przesyłki. Natomiast ich potwierdzenie, już w formie elektronicznej, jeszcze tego samego dnia przekazywane jest do ZUS.

Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dotrze najszybciej

ZUS wspólnie z Pocztą Polską przetestował dodatkowo Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru, w ramach którego w formie elektronicznej przekazywane są informacje o odbiorze przesyłki, dacie awiza, czy dacie zwrotu. Rozwiązania te są możliwe do wdrożenia już na początku kwietnia. Warunkiem jest zmiana zapisów m.in. w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz Kodeksie Postępowania Cywilnego. Równolegle trwają wspólne prace obu instytucji nad wdrożeniem elektronicznych usług w ramach procesu reklamacji przesyłek oraz rozliczania faktur.

- To jednak nie wszystko - zapowiada Dariusz Śpiewak, wiceprezes ZUS ds. IT. - Przed nami perspektywa elektronizacji samej korespondencji kierowanej do klientów ZUS, integracja płatności elektronicznych ZUS w zakresie obsługi składek na ubezpieczenia społeczne oraz udostępnienie elektronicznych usług świadczonych przez Zakład za pośrednictwem Poczty Polskiej. Elektronizacja bowiem, poza oczywistymi oszczędnościami, to szybsze dotarcie z informacją do naszych klientów. A dziś najdroższa jest wszak właśnie informacja - dodaje.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych już wdrożył szereg e-rozwiązań mających usprawnić kontakt na linii obywatel - ZUS. Jednym z nich jest na przykład wirtualny doradca na portalu ZUS. Poczta też mocno stawia na rozwój e-usług.

- Poczta Polska chce być blisko klientów. Jesteśmy bezpiecznym operatorem pocztowym, który klientom oferuje możliwość redukcji kosztów i wsparcie dla ich biznesu. Mocno inwestujemy i rozwijamy segment e-usług pocztowych. Już dziś nasi klienci korzystają z przesyłki hybrydowej łączącej e-mail z tradycyjnym listem. W tym roku wejdziemy na rynek z e-listem i e-znaczkiem. Przyszłość pocztowa jest w elektronizacji i my chcemy wykorzystać tę szansę - mówi Janusz Wojtas, członek zarządu Poczty Polskiej, odpowiedzialny za sprzedaż i marketing.

Prezentacja: Elektronizacja współpracy między ZUS a Pocztą S.A.