Zasady korygowania składki zdrowotnej wykazanej w dokumentach miesięcznych i w rocznym rozliczeniu

Jako płatnik składek możesz skorygować podstawę wymiaru i składkę na ubezpieczenie zdrowotne dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność.

W jakim terminie możesz skorygować dokumenty rozliczeniowe

Korektę dokumentów rozliczeniowych ze składką zdrowotną możesz złożyć najpóźniej do dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaconej składki, która wynika z rocznego rozliczenia. Oznacza to, że korektę za poprzedni rok możesz przekazać do 1 czerwca. Jeżeli nie złożysz tego wniosku, masz czas do 30 czerwca.

Kiedy na bieżąco powinieneś skorygować dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc

Dokumenty rozliczeniowe ze skorygowaną składką na ubezpieczenie zdrowotne powinieneś przekazać na bieżąco w dwóch opisanych niżej sytuacjach.

1. Stosujesz opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i rozliczasz składki na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym. W wyniku rocznego rozliczenia w urzędzie skarbowym ustaliłeś inną kwotę przychodu.

W takim przypadku opłacasz składkę na ubezpieczenie zdrowotne przez cały rok w tej samej kwocie. Wysokość składki zdrowotnej ustalasz na podstawie przychodów z ubiegłego roku.

Musisz złożyć korektę dokumentów, jeśli w rozliczeniu rocznym podatku w urzędzie skarbowym ustaliłeś kwotę przychodu za poprzedni rok w innej wysokości niż kwota przychodu, którą wykazywałeś w miesięcznych dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS.

Wówczas skoryguj dokumenty złożone do ZUS od stycznia danego roku.

Jeśli miesięczne składki na ubezpieczenie zdrowotne zostały ustalone w kwocie niższej, niż powinny być naliczone, masz obowiązek dopłacić różnicę wraz z odsetkami za zwłokę.

2. Zmieniałeś formę opodatkowania w trakcie roku.

W trakcie roku podatkowego masz prawo zmienić w urzędzie skarbowym formę opodatkowania [1]. Oznacza to, że nowa forma opodatkowania obowiązuje Cię od początku roku. Dlatego w ZUS powinieneś skorygować dokumenty rozliczeniowe od stycznia danego roku.

Ważne!
W przypadku zmiany formy opodatkowania za 2022 r. w trybie przepisów przejściowych [2]:

• z ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą od 1 lipca 2022 r.,
• z podatku liniowego lub ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą wsteczną od 1 stycznia 2022 r.,

nie korygujesz miesięcznych rozliczeń składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Kiedy nie musisz korygować dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc

3. Wysokość przychodów lub dochodów za dany miesiąc została ustalona nieprawidłowo.

Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, przy obliczaniu wysokości dochodu za dany miesiąc lub wysokości przychodów liczonych narastająco od początku roku nie uwzględniasz określonego przychodu lub wydatków zakwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodu, wówczas nie musisz korygować rozliczeń za dany miesiąc. Te przychody lub wydatki powinieneś uwzględnić na bieżąco w rozliczeniach za kolejny okres, a więc za miesiąc, za który przekazujesz dokumenty rozliczeniowe w danym roku.

Nie musisz korygować miesięcznej składki zdrowotnej wstecz, ponieważ rozliczenie przychodów lub dochodów i wysokości składki zdrowotnej będziesz uwzględniać w rozliczeniu rocznym.

Ta zasada dotyczy też sytuacji, gdy na skutek zmiany przepisów [3], które weszły w życie 13 kwietnia 2022 r., zmienił się sposób ustalania:

• dochodu – w odniesieniu do płatników opodatkowanych na zasadach ogólnych (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, uwzględnienie różnic remanentowych, wyłączenie odpisów amortyzacyjnych)
• lub przychodu w odniesieniu do płatników na ryczałcie (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym).

Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne

Jako płatnik opodatkowany na zasadach ogólnych (podatkiem liniowym lub skalą podatkową) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych masz obowiązek po zakończeniu roku kalendarzowego ustalić roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Przy jej obliczaniu bierzesz pod uwagę roczną podstawę jej wymiaru. Zweryfikuj, czy ta kwota różni się od sumy składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące roku kalendarzowego lub składkowego.

W sytuacji gdy powstanie różnica, Twoje dalsze działanie zależy od tego, czy suma składek za dany rok kalendarzowy jest niższa, czy wyższa od podstawy.

1. Jeśli składka jest niższa niż roczna kwota składki ustalona od rocznej podstawy, musisz dopłacić różnicę.

Kwotę dopłaty składki wykazujesz w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień następnego roku (np. za 2022 r. będzie to kwiecień 2023 r.) w części dotyczącej rozliczenia rocznego. Dokumenty rozliczeniowe za kwiecień przekazujesz do ZUS najpóźniej do 20 maja (np. za kwiecień 2023 r. będzie to do 22 maja 2023 r.).

Ważne!
Jeżeli ostateczny termin na przekazanie dokumentów przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to przyjmuje się, że upływa on w następnym dniu roboczym.

Oprócz bieżącej składki za dany miesiąc powinieneś w tym samym terminie dopłacić również różnicę.

2. Jeśli składka jest wyższa niż roczna kwota składki ustalona od rocznej podstawy, masz prawo do zwrotu nadpłaty.

Wniosek o zwrot obsłużymy w PUE ZUS. Masz czas na jego złożenie do 1 czerwca danego roku za rok poprzedni.

Kiedy musisz skorygować roczne rozliczenie

W rocznym rozliczeniu wykazujesz faktyczny przychód lub dochód (w zależności od formy opodatkowania, jaką stosowałeś), jaki osiągnąłeś w danym roku. Na jego podstawie ustalasz należną składkę roczną na ubezpieczenie zdrowotne.

W sytuacji gdy będziesz korygować w urzędzie skarbowym zeznanie podatkowe w zakresie osiągniętego przychodu lub dochodu za dany rok, powinieneś skorygować także roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, które wykazałeś w dokumentach ZUS DRA/ZUS RCA za kwiecień danego roku. Korektę dokumentów za kwiecień z rocznym rozliczeniem możesz złożyć w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin na ich opłacenie [4].

Ważne!
​​​​​​​Każda korekta rocznego rozliczenia przekazana do ZUS po wniosku o zwrot nadpłaty lub po 30 czerwca danego roku zawsze musi być sprawdzona i wyjaśniona z Krajową Administracją Skarbową. Oznacza to, że dokument korygujący za kwiecień danego roku, w którym zmieni się roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, będzie objęty postępowaniem prowadzonym we współpracy z KAS. Zmiana rozliczenia składki zdrowotnej za ten rok będzie zależeć od wyniku tej weryfikacji. Korekta rocznego rozliczenia powinna mieć odzwierciedlenie w korekcie zeznania podatkowego w urzędzie skarbowym.

Podstawa prawna

[1] Art. 9 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 1905) oraz art. 9a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1119).

[2] Art. 14, art. 15 i art. 17 ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1265).

[3] Art. 10, art. 35 i art. 36 ustawy z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 807).

[4] Art. 48d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009).​​​​​​​