E-akta – rewolucja informatyczna w świecie pracodawców

ZUS rozpoczyna kampanię informacyjną dotyczącą digitalizacji akt pracowniczych. Nowe prawo, skracające okres  przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych, wchodzi w życie już za niecałe 3 miesiące. W konferencji prasowej będącej zapowiedzią pakietu zmian dla pracodawców i pracowników w zakresie dokumentacji pracowniczej, a przy okazji inicjującej kampanię informacyjną, udział wzięli minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz oraz wiceminister Mariusz Haładyj wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej Marcin Zieleniecki, prezes ZUS Gertruda Uścińska oraz Główny Inspektor Pracy Wiesław Łyszczek.

Głównym założeniem, wchodzącej w życie 1 stycznia 2019 r., reformy jest skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Pracodawcy dostaną także możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Zmianie ulegnie również sposób przekazywania wynagrodzenia dla pracowników. Z zasady będzie ono wpłacane na rachunek bankowy podany przez pracownika, a nie jak było to do tej pory bezpośrednio „do ręki”.

Zdaniem minister Jadwigi Emilewicz, e-akta to korzyść nie tylko dla pracowników, ale także dla pracodawców: - Pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków, a pracownicy - większe bezpieczeństwo. Koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia od lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako jedna z głównych biurokratycznych barier prowadzenia działalności gospodarczej – mówiła minister.

Minister Marcin Zieleniecki podkreślał, że zmiana ta będzie miała wpływ na miliony obywateli, na 11 mln osób ubezpieczonych, za których pracodawcy będą mogli przekazać do ZUS dane w sposób elektroniczny i blisko 1 mln firm, które zatrudniają pracowników.

Gertruda Uścińska, prezes ZUS, podkreśliła, że Zakład kończy przygotowania do wdrożenia nowych przepisów. Trwają ostatnie prace techniczne przy systemie informatycznym Zakładu, który od 1 stycznia 2019 r. będzie gromadził szerszy zakres danych dotyczących osób ubezpieczonych, które prześlą pracodawcy. Już niebawem we wszystkich placówkach ZUS pojawią się materiały informacyjne dla przedsiębiorców, które przybliżą nowe zasady przekazywania danych ubezpieczonych do ZUS.

- System informatyczny ZUS stanowi podstawę dla kolejnej ważnej, państwowej reformy usprawniającej elektroniczną obsługę obywateli. Z powodzeniem wdrożyliśmy projekt e-składki, wdrażamy cały czas e-zwolnienia, a teraz przyszedł czas na e-akta – mówiła Gertruda Uścińska.