Proces wystawienia lub elektronizacji zaświadczenia lekarskiego jest obsługiwany za pomocą kreatora. W pierwszej kolejności użytkownik wprowadza dane w poszczególnych sekcjach kreatora, a następnie weryfikuje dane na ekranie podsumowania wprowadzonych danych i przechodzi do złożenia podpisu pod zaświadczeniem.
Omówienie poszczególnych kroków kreatora
Data i miejsce wystawienia ZUS ZLA
Sekcja prezentuje informacje o dacie i miejscu wystawienia ZUS ZLA oraz imię i nazwisko lekarza. Użytkownik powinien zweryfikować poprawność danych, a w wypadku konieczności zmiany miejsca lub lekarza powinien wywołać funkcję Zmień.
W trybie elektronizacji formularza ZUS ZLA system wymaga podania daty wystawienia zaświadczenia.
Dane osoby ubezpieczonej, dla której wystawiane jest ZUS ZLA
Użytkownik powinien wybrać miejsce ubezpieczenia, jeśli jest inne niż ZUS.
Następnie należy określić osobę ubezpieczoną poprzez podanie numeru PESEL albo serii i numeru paszportu, gdy osoba nie ma numeru PESEL.
Po podaniu numeru PESEL, system automatycznie wyszuka i dane osoby w systemie KSI ZUS i wyświetli na ekranie.
Po podaniu serii i numeru paszportu należy wybrać funkcję Szukaj, aby system wyszukał i wyświetlił dane osoby ubezpieczonej.
Jeżeli dane wyszukane w systemie KSI ZUS są nieaktualne, to należy wybrać funkcję Zmień, a następnie wprowadzić poprawne dane ubezpieczonego i potwierdzić wybierając OK.
Po określeniu osoby ubezpieczonej, system wyświetli pozostałe sekcje kreatora ZUS ZLA.
Wybór płatników, dla których zostaną utworzone zaświadczenia
System automatycznie zaproponuje do wyboru płatników, z którymi ubezpieczony jest powiązany.
Użytkownik powinien potwierdzić albo zmienić wybór płatników poprzez zaznaczenie lub wyłączenie zaznaczenia w polu wyboru w pierwszej kolumnie tabelki.
W przypadku gdy okres niezdolności do pracy przypada w całości po ustaniu zatrudnienia należy zaznaczyć pole wyboru w ostatniej kolumnie. Domyślnie płatnik zostanie powiadomiony o wystawieniu zaświadczenia w przypadku, gdy chociaż jeden dzień okresu niezdolności do pracy osoby, której Zaświadczenie Lekarskie zostało wydane, przypada w okresie zatrudnienia u danego płatnika. Zaznaczenie kwadratu w ostatniej kolumnie spowoduje, że dany płatnik nie zostanie poinformowany o wystawieniu zaświadczenia.
Gdy dodatkowo płatnik nie posiada profilu PUE konieczny będzie wydruk ZUS ZLA, o czym użytkownik będzie poinformowany na ekranie podsumowania
Jeżeli na liście płatników brakuje płatnika osoby ubezpieczonej, należy wywołać funkcję Dodaj nowego płatnika.
Okno pojawiające się po kliknięciu przycisku Dodaj nowego płatnika umożliwia wyszukanie lub wprowadzenie nowego powiązania płatnika z ubezpieczonym wyłącznie na czas wystawiania zaświadczenia; dane nie są zapisywane w danych ubezpieczonego, jedynie na zaświadczeniu lekarskim.
Jeśli dane płatnika nie zostaną znalezione w systemie KSI ZUS, to wyświetli się komunikat:
Użytkownik powinien wybrać funkcję Wprowadź dane płatnika, a następnie wprowadzić nazwę skróconą płatnika i potwierdzić OK.
Lista wcześniejszych ZUS ZLA osoby ubezpieczonej
W sekcji tej system prezentuje informacje o wcześniej wystawionych zaświadczeniach ZUS ZLA dla ubezpieczonego.
Użytkownik może zmienić zakres wyświetlanych danych poprzez zaznaczenie jednej z opcji: 60 dni, 6 miesięcy, 12 miesięcy.
Informacje o niezdolności do pracy
W pierwszej kolejności należy wybrać powód niezdolności. Domyślnie ustawiona jest Choroba.
W przypadku choroby w tej sekcji należy uzupełnić początek i koniec okresu niezdolności do pracy oraz podać początek i koniec ewentualnego pobytu w szpitalu przypadającego w czasie ustalonej niezdolności do pracy. W przypadku zaznaczenia opcji „Pobyt w szpitalu” podanie okresu pobytu w szpitalu jest obowiązkowe. Można również wskazać, że niezdolność do pracy przypada na okres pobytu w innym niż szpital stacjonarnym ZOZ. Następnie trzeba podać numer statystyczny choroby lub skorzystać z wyszukiwarki chorób, wybrać kody literowe (opcjonalnie) i określić wskazanie lekarskie.
W przypadku opieki nad chorym członkiem rodziny sekcja 'Wskazanie lekarskie' nie pojawia się.
Wprowadzając okres niezdolności można się posłużyć przyciskami skrótów wczoraj, dzisiaj, jutro, aby wprowadzić początkową datę okresu oraz można wpisać liczbę dni niezdolności, co spowoduje wyliczenie przez system końcowej daty okresu niezdolności.
Określając chorobę można skorzystać z przycisków skrótów, aby wybrać numer statystyczny spośród ostatnio używanych.
Po wprowadzeniu fragmentu numeru statystycznego lub nazwy choroby można wybrać funkcję Szukaj. System wyświetli listę chorób, których numer / nazwa zawiera podany fragment.
Chcąc wybrać chorobę należy kliknąć wybrany wiersz listy.
Jeżeli powodem niezdolności jest opieka nad chorym członkiem rodziny, to system zmieni wygląd sekcji na następujący:
Użytkownik powinien wskazać osobę spośród członków rodziny ubezpieczonego lub w wypadku braku danych na liście wyboru, wywołać funkcję Wprowadź dane innej osoby.
Adres pobytu ubezpieczonego w czasie trwania niezdolności do pracy
Po określeniu danych ubezpieczonego system wyświetla w sekcji listę adresów ubezpieczonego pobraną z systemu KSI ZUS.
Użytkownik powinien wskazać właściwy adres pobytu, a w wypadku gdy brak jest na liście właściwego adresu lub jest nieaktualny, należy wybrać funkcję Wprowadź inny adres albo Popraw.
Podczas wprowadzania innego adresu dla adresu zamieszkania znajdującego się w Polsce system podpowiada miejscowość i ulicę po wpisaniu kodu pocztowego. Dla adresu zagranicznego możliwe jest wpisanie kodu pocztowego do 9 znaków.
Określenie adresu jest ostatnią sekcją w kreatorze ZUS ZLA.
Po wprowadzeniu danych w kreatorze należy wybrać przycisk Dalej, aby przejść do podsumowania albo Rezygnuj w celu porzucenia tworzenia ZUS ZLA.
Uzasadnienie
Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy wystawione na okres wsteczny niezgodnie z obowiązującymi przepisami to zaświadczenie, w którym okres orzeczonej niezdolności do pracy obejmuje więcej niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, zostało wystawione przez lekarza nieposiadającego specjalizacji z zakresu psychiatrii i które nie dotyczy pobytu w szpitalu albo w innym niż szpital zakładzie leczniczym (stacjonarnym ZOZ innym niż szpital).
Jeśli zaświadczenie zostało wystawione całkowicie lub częściowo na okres wsteczny, w kreatorze pojawi się dodatkowy krok, w którym lekarz powinien podać uzasadnienie wystawienia takiego zaświadczenia na okres wsteczny. Jeśli chcesz wystawić zaświadczenie w miejsce wcześniej anulowanego lub dla innego płatnika (na podstawie już wcześniej wystawionego zaświadczenia) skorzystaj z odpowiednich funkcjonalności PUE ZUS, które nie wymagają podawania uzasadnienia wystawienia zaświadczenia na okres wsteczny:
- Utwórz ZUS ZLA na podstawie anulowanego (dostępne poziomu funkcji Przegląd zaświadczeń lekarskich (również przy podglądzie szczegółów zaświadczenia) oraz funkcji Zaświadczenia lekarskie pacjenta);
- Utwórz ZUS ZLA dla innego płatnika. dostępne poziomu zakładki Przegląd zaświadczeń lekarskich (również przy podglądzie szczegółów zaświadczenia) oraz zakładki Zaświadczenia lekarskie pacjenta).
Lista zaświadczeń podobnych
W przypadku gdy dla ubezpieczonego istnieją w systemie ZLA wystawione na ten sam lub pokrywający się okres niezdolności do pracy prezentowana jest lista zaświadczeń podobnych. Użytkownik może zrezygnować z tworzenia nowego zaświadczenia jeśli na podstawie wyświetlonych informacji uznał, że nie ma potrzeby tworzenia nowego zaświadczenia. Jeżeli wśród znalezionych zaświadczeń podobnych jest zaświadczenie anulowane, to użytkownik może wystawić nowe zaświadczenie w miejsce anulowanego zaznaczając pole w kolumnie Wybór w odpowiednim wierszu.
Zostaną zaprezentowane następujące informacje o zaświadczeniu podobnym: okres niezdolności od do, numer statystyczny choroby albo informację, że zaświadczenie jest na opiekę, wskazanie lekarskie, kod literowy, status informację o podobieństwie.
Podsumowanie
W podsumowaniu użytkownik ma możliwość sprawdzenia poprawności danych wprowadzonych do zaświadczenia. W przypadku pomyłki może cofnąć się do poprzednich kroków i wprowadzić zmiany, dane w podsumowaniu są nieedytowalne.
Informacja o podziale zaświadczenia wystawionego częściowo na okres wsteczny.
Jeśli daty niezdolności do pracy wpisane przez użytkownika obejmują częściowo okres wsteczny, na koniec kreatora wyświetlone mu zostanie okienko, informujące o podziale zaświadczenia.
Elektronizacja zaświadczeń
Dane płatnika
Jeśli użytkownik elektronizuje druk zwolnienia, krok kreatora, w którym należy wybrać płatników ubezpieczonego, różni się od analogicznego kroku w trybie bieżącym. Użytkownik może wybrać numery zaświadczeń dla odpowiednich płatników.
Kliknięcie w link „Przypisz numer” w widoku z płatnikami ubezpieczonego pozwala przypisać płatnikom odpowiednie numery formularzy wystawionych w trybie alternatywnym.
Elektronizacja błędnych zaświadczeń
Jeżeli na formularzu ZUS ZLA wystawionym w trybie alternatywnym lekarz popełni błąd, który nie będzie pozwalał na pozytywne przejście walidacji w kreatorze zaświadczenia lekarskiego w trybie alternatywnym, wtedy przy próbie przejścia do kolejnego kroku lub wysłania dokumentu otrzyma komunikat sugerujący weryfikację wpisanych danych lub przejście do trybu błędnej elektronizacji.
W tym trybie dane z zaświadczenia należy wprowadzić do formularza, w którym format wprowadzanych danych może być dowolny, a wypełnienie żadnego z pól nie jest wymagane. Lekarz powinien przejść do trybu błędnej elektronizacji, jeśli zapomniał wypełnić jakiegoś pola w papierowym zaświadczeniu lub wpisał do niego dane w niewłaściwym formacie. Wystawione w ten sposób zaświadczenie jest anulowane od razu po zelektronizowaniu, a lekarz może wybrać jedną z dwóch przyczyn anulowania: błąd obejmujący datę wystawienia zaświadczenia lub błąd w jednym z pozostałych pól, nieobejmujący tej daty. Może też od razu wystawić kolejne zaświadczenie w miejsce błędnego.
W trakcie walidacji zaświadczenia wydanego w miejsce błędnego następuje walidacja zgodności danych zaświadczenia anulowanego z nowo wystawionym, w trakcie którego pomijana jest kwestia wielkości liter. Zakres walidacji jest zależny od powodu anulowania. Przykładowo, przy korekcie danych płatnika zakładane jest, że dane ubezpieczonego powinny być zgodne z anulowanym.
