Potwierdzenia - ubezpieczenia

1.1.1 Potwierdzenia - ubezpieczenia

Okno „Potwierdzenia - ubezpieczenia” prezentuje wystawione dla Ubezpieczonego potwierdzenia.

Dane są prezentowane na liście „Potwierdzenia”. Dostępne są następujące informacje:

• aktualny status dokumentu potwierdzenia,
• data wydania dokumentu potwierdzenia,
• data wysłania potwierdzenia na adres e-mail,
• adres e-mail, na jaki wysłano potwierdzenie,
• dostępność potwierdzenia w Portalu PUE.

W oknie dostępne są następujące funkcje:

• UTWÓRZ NOWY – przycisk umożliwiający kreowanie nowego dokumentu Potwierdzenia.
• USUŃ – przycisk umożliwiający usunięcie dokumentu Potwierdzenia z listy.
• WZNÓW – przycisk umożliwiający wznowienie pracy z Kreatorem.
• ZAPISZ JAKO PDF – przycisk umożliwiający zapisanie dokumentu na dysk lokalny w jednym z wybranych formatów PDF,
• ZAPISZ JAKO XML – przycisk umożliwiający zapisanie dokumentu na dysk lokalny w jednym z wybranych formatów XML),
• PODGLĄD – przycisk umożliwiający podgląd dokumentu Potwierdzenia.
• WYŚLIJ E-MAIL – przycisk umożliwiający wysłanie na wskazany e-mail podpisany i zaszyfrowany zestaw plików PDF/XML,
• ODŚWIEŻ – ręczny mechanizm odświeżania danych na liście potwierdzeń. Kliknięcie w przycisk powoduje przesuwanie czasu do końca sesji logowania (domyślnie ustawiony czas 15 minut).

Możliwe statusy dla potwierdzeń:

1.1.1.1 Tworzenie dokumentu potwierdzenia

Okno „Potwierdzenia” prezentuje Kreatora dokumentu Potwierdzenia.

Po kliknięciu na przycisk „UTWÓRZ NOWY” Użytkownik przejdzie do tworzenia nowego potwierdzenia. Poniżej przedstawiono okno Kreatora Potwierdzeń dla profilu „Ubezpieczony”.

Ekran Utwórz nowe potwierdzenie - krok 1

Dostępne pola w formularzu:

• Aktualne zgłoszenia do ubezpieczeń:
• Ubezpieczenia społeczne;
• Ubezpieczenie zdrowotne;
• Wysokość podstaw wymiaru składek;
• daty w kalendarzu w polach „OD:” i „DO:”;
• Ubezpieczenia społeczne;
• Ubezpieczenie zdrowotne;
• Przerwy w pracy;
• daty w kalendarzu w polach „OD:” i „DO:”;
• Członkowie rodziny;
• Wszyscy;
• Wybór członków rodziny;

Na każdym checkboxie i przy każdym z pól są dostępne podpowiedzi dla Użytkownika w postaci wyświetlanej „chmurki”. Znajdują się w nich wskazówki/wyjaśnienia odnośnie zakresu informacyjnego, jaki pokrywa swoim zakresem zaznaczenie danej opcji, a w przypadku pól, również informacja o formacie, w jakim należy wprowadzić dane.

W oknie dostępne są następujące funkcje:

• ZAZNACZ/ODZNACZ WSZYSTKO – przycisk umożliwiający zaznaczenie lub odznaczenie checkboxów w oknie.
• NASTĘPNY – przycisk umożliwiający przejście do okna Ekranu „Utwórz nowe potwierdzenie – Krok 2”.
• PODGLĄD – przycisk umożliwiający generowanie podglądu potwierdzenia PDF.
• ZATWIERDŹ – zatwierdzenie danych w potwierdzeniu i podpisanie kwalifikowaną certyfikowaną pieczęcią ZUS. Przycisk dostępny do edycji tylko po uprzednim wygenerowaniu podglądu PDFa.
• WYJDŹ – przycisk umożliwiający anulowanie wprowadzania danych (bez ich zapisu) lub możliwość wyjścia z okna Kreatora (z zapisaniem zmian).

Ekran Utwórz nowe potwierdzenie - Krok 2

Po kliknięciu na przycisk NASTĘPNY, Użytkownik przejdzie do kolejnego ekranu:

Dostępne pola w formularzu:

• Nie pobieram świadczeń - potwierdzenie o niepobieraniu zasiłku/świadczenia w zadanym okresie;
• daty w kalendarzu w polach „OD:” i „DO:”;

W oknie dostępne są następujące funkcje:

• ZAZNACZ/ODZNACZ WSZYSTKO – przycisk umożliwiający zaznaczenie lub odznaczenie check-boxów w oknie.
• WSTECZ – przycisk umożliwiający powrót do okna Ekranu Utwórz nowe potwierdzenie.
• PODGLĄD – przycisk umożliwiający generowanie podglądu potwierdzenia PDF.
• ZATWIERDŹ – zatwierdzenie danych w potwierdzeniu i podpisanie kwalifikowaną certyfikowaną pieczęcią ZUS. Przycisk dostępny do edycji tylko po uprzednim wygenerowaniu podglądu PDFa.
• WYJDŹ – przycisk umożliwiający anulowanie wprowadzania danych (bez ich zapisu) lub możliwość wyjścia z okna kreatora (z zapisaniem zmian).

Klient PUE ma możliwość odznaczyć i zaznaczyć checkboxy poprzez przycisk „ZAZNACZ/ODZNACZ WSZYSTKO” lub zaznaczyć tylko wybrane checkboxy pojedynczo w nie klikając. Gdy zaznaczono sekcje z kalendarzem, należy uzupełnić wybór dat. Zakres pobieranych danych ograniczony będzie do okresu 18-tu m-cy wstecz od daty bieżącej, a w przypadku podstawy wymiaru składek prezentowane będą dane za okres 24 miesięcy.
Zmiany zaznaczeń checkboxów są automatycznie zapisywane przy wejściu w podgląd i w ten sposób określamy aktualny zakres danych, jaki ma być widoczny na Potwierdzeniu.

Ekran podglądu.

Po kliknięciu na przycisk „PODGLĄD”w Kreatorze, otworzy się okno podglądu potwierdzenia, na którym można sprawdzić poprawność zakresu wybranych danych. Dokument nie jest jeszcze podpisany certyfikowaną pieczęcią ZUS.

PODGLĄD jest nieaktywny w przypadkach, gdy nie ma danych po zaznaczeniu checkboxów: Wysokość podstaw wymiaru składek, Przerwy w pracy, Członkowie rodziny. Wówczas użytkownikowi wyświetla się odpowiedni komunikat z informacją o braku danych.

Przypadek zaznaczenia checkbox’a „Nie pobieram świadczenia”:

W przypadku funkcjonalności braku pobierania świadczenia sprawdzana jest aktywność świadczenia na koncie ubezpieczonego: emerytury, renty, świadczenia przedemerytalnego, rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego (dane dziecka/dzieci), zasiłku opiekuńczego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia rehabilitacyjnego, świadczenia pieniężnego/ ryczałtu/ ekwiwalentu – samoistne (wypłacane bez Świadczenia). Gdy w zadanym okresie czasu będzie co najmniej jedno aktywne świadczenie, przerywane jest generowanie potwierdzenia z odpowiednim komunikatem o tym informującym:

Ekran podglądu.

Po kliknięciu na przycisk „PODGLĄD” w Kreatorze, otworzy się okno podglądu potwierdzenia, na którym można sprawdzić poprawność zakresu wybranych danych. Dokument nie jest jeszcze podpisany certyfikowaną pieczęcią ZUS.

Przycisk PODGLĄD jest nieaktywny w sytuacji, gdy nie ma danych po zaznaczeniu checkboxów: Wysokość podstaw wymiaru składek, Przerwy w pracy, Członkowie rodziny. W sytuacji braku danych użytkownikowi wyświetla się odpowiedni komunikat.

Ekran podpisania potwierdzenia.

W przypadku zaakceptowania przez wnioskującego zakresu danych na dokumencie i podjęcia decyzji o podpisaniu wygenerowanego dokumentu, klikamy na przycisk „ZATWIERDŹ”. Pojawi się komunikat informujący o utworzeniu potwierdzenia oraz terminie dostępności w Portalu PUE.

Przycisk „ZATWIERDŹ” jest nieaktywny w Kreatorze dla niewygenerowanych potwierdzeń.

Użytkownik wraca automatycznie do listy potwierdzeń po kliknięciu na przycisk „OK”. Potwierdzenie zmienia status na „Oczekujący”, a po chwili zmienia się na „Wystawiony”.

Odświeżanie wyświetlanych informacji na liście, w tym zmiany statusu na „Wystawiony”, możemy dokonać poprzez przycisk „ODŚWIEŻ”.

W każdym momencie pracy z Kreatorem, Klient PUE ma możliwość przerwania pracy. Służy do tego przycisk „WYJDŹ”. Po kliknięciu na przycisk praca zostaje przerwana. Zostanie wyświetlony komunikat:

• Jeżeli wybrano opcję [NIE] – wyjście bez zapisu zmian. Powrót do okna „Potwierdzenia” bez zapisu zmian. Potwierdzenie „robocze” nie powstanie i/lub nie zostanie zachowane.
• Jeżeli wybrano opcję [TAK] – wyjście z zapisaniem zmian. Zostaną zapisane wybory i nastąpi powrót do okna „Potwierdzenia”. W oknie „Potwierdzenia” pojawi się potwierdzenie w statusie „Roboczy”.

1.1.1.2 Wznowienie edycji potwierdzenia

W oknie można wznowić edycję jeszcze niedokończonych i kreowanych danych potwierdzenia dla dokumentów w statusie „Roboczym”.

Jeżeli Użytkownik przerwie pracę z Kreatorem przed wygenerowaniem plików, to dokument zostanie zapisany na liście dokumentów potwierdzeń w statusie „Roboczym” z możliwością wznowienia jego edycji. Akcja „WZNÓW” dostępna będzie dla Użytkownika tylko w dniu generowania, czyli do godziny 24:00.

Funkcjonalność edycji zapewnia odtworzenie ostatnio zapisanych przez Użytkownika wybranych opcji w ramach Kreatora Potwierdzeń. System prezentuje tylko opcje wyboru sprzed przerwania pracy z Kreatorem, zdefiniowane w potwierdzeniu przez użytkownika. Potwierdzenie zostanie otwarte ponownie do edycji i dalszej obsługi.

1.1.1.3 Usuwanie widoczności potwierdzenia

W aplikacji istnieje możliwość usunięcia widoczności potwierdzenia w liście dla potwierdzeń w statusie „Roboczy”, „Wystawiony” lub „Wydany”.

Usunięcie widoczności potwierdzenia może odbywać się na dwa sposoby:

• Ręcznie - służy do tego przycisk "USUŃ" (status „Roboczy”),
• Po uruchomieniu procedury administracyjnej do usuwania potwierdzeń (status „Roboczy” lub „Wystawiony” lub „Wydany”).

Użytkownik ma możliwość usunięcia potwierdzenia z listy poprzez przycisk „USUŃ”. Po wybraniu polecenia usuń dla wskazanego potwierdzenia, potwierdzenie nie jest prezentowane w oknie „Potwierdzenia”.

Potwierdzenia nie będą również prezentowane na liście potwierdzeń w innej sytuacji - gdy minie ich okres dostępności w portalu PUE NPI:

• Status „Roboczy” – ustawiony czas na „Do godz. 24:00”,
• Status „Wystawiony” lub „Wydany” – określony czas parametrem.

Po minięciu tego czasu, potwierdzenie nie będzie prezentowane.

Potwierdzenie nie jest fizycznie usuwane z systemu, a jedynie zostaje zmieniony jego status na „Anulowany”.

1.1.1.4 Wysłanie dokumentu potwierdzenia na e-mail

Okno prezentuje możliwość wysłania wydanego dokumentu potwierdzenia na wskazany e - mail.

Użytkownik ma możliwość wysłania Potwierdzenia w postaci pliku XML i/lub PDF podpisanego elektronicznie (kwalifikowaną pieczęcią ZUS) na wskazany adres e-mail.

Po kliknięciu na przycisk „WYŚLIJ E-MAIL” w liście potwierdzeń otworzy się okno „Adres e-mail”, w którym Użytkownik wprowadza adres e-mail i potwierdza poprawność adresu e-mail /lub wprowadza nowy oraz podaje (dwukrotnie) hasło do zaszyfrowania załączników.

W momencie uruchomienia okna „Adres e-mail” system sprawdza ilość e-maili wysłanych do tej chwili dla danego potwierdzenia. Licznik wysyłek ustawiony jest na maksymalnie 5 sztuk. Jeżeli osiągnięto maksymalną ilość wysyłek, system zablokuje możliwość kolejnej wysyłki i wyświetli komunikat: „Przekroczono liczbę możliwych wysyłek.”.

W polu „Wprowadź adres e-mail” domyślnie wczytuje się adres e-mail zapisany w profilu użytkownika PUE. Adres można ręcznie zmienić na inny.

W przypadku różnicy pomiędzy wartościami wpisanymi w obu polach, wyświetlany jest komunikat o niezgodności adresów e-mail / hasła z prośbą o ich skorygowanie.

W oknie dostępne są następujące funkcje:

• ANULUJ – przycisk umożliwiający anulowanie wprowadzania adresu e-mail do wysyłki dokumentu potwierdzenia i powrót do listy potwierdzeń.
• WYŚLIJ – przycisk umożliwiający wysłanie e-maila wraz z załączonymi plikami.

Po wybraniu przez Użytkownika akcji „Wyślij”, wykonywane są przez system czynności:

• automatycznie pobierane są pliki potwierdzenia w formatach PDF i XML, które poddawane są operacji kompresji z hasłem „ZIP + hasło”. Hasło ustalane jest przez Klienta PUE w polu do wprowadzenia hasła,
• automatycznie tworzony jest e-mail.
• Następuje emisja e-maila z zestawem skompresowanych i zaszyfrowanych hasłem plików potwierdzeń PDF i XML.

Po poprawnej emisji zostaje wyświetlony komunikat informujący o wysłaniu e-maila. Następuje powrót do okna „Listy potwierdzeń”, gdzie pokazuje się w oknie „Potwierdzenie”, w kolumnie „Adres e-mail” uzupełniona informacja, na jaki adres e-mail Użytkownik dokonał emisję plików.

Status dokumentu Potwierdzenia zostaje zmieniony na „Wydany”.

W przypadku dostępności danych dokumentu potwierdzenia w Portalu PUE, czas widoczności potwierdzenia w Portalu jest prezentowany bezpośrednio na liście potwierdzeń w kolumnie „Dostępność w Portalu PUE”.

1.1.1.5 Zapisanie i pobieranie potwierdzenia

Możliwość zapisania dokumentu na dysk lokalny w jednym z wybranych formatów, a także możliwość wielokrotnego pobrania wygenerowanego potwierdzenia.

Zapisanie potwierdzeń w wybranym formacie dostępne jest z poziomu:

• Kreatora - jako przycisk „Zapisz jako PDF” i „Zapisz jako XML” – dostępne tylko dla wygenerowanych i zatwierdzonych potwierdzeń,
• Listy potwierdzeń – jako przycisk „Zapisz jako PDF” i „Zapisz jako XML” - dostępne tylko dla dokumentów w statusie „Wystawiony” i „Wydany”.

Po wybraniu przycisku „Zapisz jako-…” Klient PUE automatycznie zostaje przekierowany do okna w przeglądarce, gdzie dokonuje wyboru lokalizacji docelowej.

Użytkownik może też wielokrotnie pobierać zapisany pliku PDF lub XML (ilość pobrań określona jest parametrem).

1.1.1.6 Podgląd potwierdzenia

Okno prezentuje podgląd Potwierdzenia.

Podgląd dla potwierdzeń dostępny jest z poziomu:

• Kreatora - jako efekt generowania potwierdzenia przed podpisaniem (przycisk „Podgląd”) i zatwierdzenia podpisu (przycisk „Zatwierdź”) dla potwierdzenia w statusie „Roboczy”,
• Listy potwierdzeń – jako przycisk „Podgląd” dla potwierdzenia w statusie „Wystawiony” i „Wydany”.

Do przejrzenia zawartości Potwierdzenia w statusie „Wystawiony” i „Wydany” służy przycisk „PODGLĄD” dostępny w liście potwierdzeń.

Prezentowany jest dokument w formacie PDF z dokonanymi przez użytkownika wyborami.

System prezentuje dane na moment generowania potwierdzenia.

W trybie podglądu nie jest możliwa edycja danych.

Podpis kwalifikowaną pieczęcią odbywa się w tle w momencie akceptacji przez wnioskującego. Na końcu dokumentu Potwierdzenia umieszczona jest informacja o podpisie certyfikowaną pieczęcią ZUS.

Dostępne są następujące akcje:

• ZAMKNIJ.

Użytkownik ma możliwość powrotu do okna „Potwierdzenia”, służy do tego przycisk „Zamknij”. Podgląd pliku PDF zostanie zamknięty.

1.1.1.7 Brak możliwości wygenerowania potwierdzenia

W sytuacji błędnych /niepełnych danych Ubezpieczonego w systemie, np. brak wprowadzonego PESELu ubezpieczonego, czy brak kompletów danych o podstawach i składkach, aktywne świadczenie na koncie, zostanie zablokowana możliwość wygenerowania Potwierdzenia.

Podczas próby generowania dokumentu zostanie wyświetlony komunikat blokujący wygenerowanie dokumentu Potwierdzenia, przykładowo:

• wybór akcji „WRÓĆ DO KREATORA” – okno zostanie zamknięte, a Użytkownik wróci do okna z akcjami dla Kreatora.
• wybór akcji „ZGŁOŚ DO COT” – Użytkownik zostanie przekierowany do okna „Zadaj pytanie ZUS”, w którym pokaże się informacja o przyczynie braku wygenerowania. Okno jest nieedytowalne. Po wysłaniu aplikacja wyświetli okno potwierdzające poprawność wykonanej operacji.

Po wysłaniu zapytania, potwierdzenie przyjmuje status „Błąd podpisu”.

1.1.2 Portal Weryfikacji Potwierdzeń

W ramach Portalu Weryfikacji Potwierdzeń Użytkownik ma dostęp bez uwierzytelniania (logowania) do wyszukiwania danych o Potwierdzeniach i zatwierdzenia ich autentyczności. Portal Weryfikacji Potwierdzeń jest dostępny dla każdej strony trzeciej (Instytucje, Banki, etc.), która może dokonać weryfikacji potwierdzeń wydanych przez Zakład Klientom PUE.

Portal umieszczony jest na stronie głównej https://www.zus.pl/portal/riu/riuPortalWeryfPotw.npi.

Nie jest wymagana specjalna rola do zalogowania.

Użytkownikowi, po wpisaniu adresu w przeglądarce internetowej otwiera się okno „Wyszukiwarka potwierdzeń”.

Pod nagłówkiem okna są objaśnienia usługi wyszukiwania potwierdzeń dla strony trzeciej.

W celu uwierzytelnienia strony weryfikującej, Użytkownik wprowadza informacje z wcześniej wygenerowanego dokumentu potwierdzenia, tj.:

• Znak – Użytkownik podaje sygnaturę dokumentu,
• datę wygenerowania dokumentu - Data dokumentu wybierana z kalendarza lub wpisywana ręcznie,

następnie przyciskiem „Wyszukaj potwierdzenie” system sprawdza istnienie w bazie podanego znaku pisma.

System weryfikuje, czy wprowadzono wszystkie dane w poszczególnych polach. W przypadku braku podania wartości, podczas próby wyszukania dokumentu pokazuje się informacja o braku wypełnienia pól.

Przyciskiem „WERYFIKUJ I POBIERZ POTWIERDZENIE” system weryfikuje poprawność wszystkich danych.

Po poprawnym wyszukaniu danych, „POTWIERDZENIE” zostanie odnalezione i wyświetlone w formacie PDF.

Poniżej przykładowy dokument potwierdzenia:

Użytkownik ma możliwość wielokrotnego wyświetlenia potwierdzenia.

Użytkownik może porównać oba dokumenty (papierowy i pdf). Dokument z potwierdzeniem po zweryfikowaniu można zamknąć.