Synchronizacja kartotek ubezpieczonych podobnie jak synchronizacja kartoteki płatnika ma na celu ujednolicenie informacji o ubezpieczonych lub członkach rodziny z danymi jakie są zapisane na ich kontach w ZUS.
Wysyłanie dokumentów zmieniających dane ubezpieczonego powoduje, iż kartoteka zostaje oznaczona jako niezsynchronizowana. Oznacza to, że do czasu przetworzenia dokumentów w systemie centralnym ZUS, mogą istnieć różnice między danymi zapisanymi w aplikacji ePłatnik, a danymi w tym systemie. W przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych (wysłanie ZUS ZIUA) kartoteka zostanie dodatkowo zablokowana, co oznacza, iż nie jest możliwe powtórne wysłanie dokumentu zmieniającego dane identyfikacyjne, aż do czasu potwierdzenia przez ZUS tej zmiany.
1. Synchronizacja kartoteki ubezpieczonych wykonywana jest zawsze podczas logowania do aplikacji ePłatnik po zsynchronizowaniu kartoteki płatnika.
2. Proces synchronizacji można wywołać manualnie z poziomu kartoteki - synchronizacja dotyczy pojedynczej kartoteki.
3. Synchronizacja z poziomu listy dotyczy wszystkich ubezpieczonych - w tym przypadku do rejestru ubezpieczonych mogą zostać dopisane osoby, które zgłoszono do ubezpieczenia poza aplikacją ePłatnik.
Synchronizacja jest wykonywana z pominięciem kartotek, dla których nie upłynął czas potrzebny na przetworzenie dokumentów po stronie KSI. Czas ten, określony jest parametrem (ilość dni).
Aby zsynchronizować rejestr ubezpieczonych należy:
| 1. | W wybranym widoku ubezpieczonych wybrać przycisk "Synchronizuj". |
| 2. | System pobiera dane ubezpieczonych z systemu ZUS i porównuje je z danymi zapisanymi w bazie ePłatnika. |
| 3. | W przypadku wykrycia różnic w danych wyświetlany jest raport. |
Raport pojawia się dla każdego ubezpieczonego, u którego zauważone zostaną różnice między danymi w systemie centralnym i danymi w kartotece.
Aby przeprowadzić proces synchronizacji dla wybranego ubezpieczonego należy:
| 1. | Z poziomu kartoteki wybrać przycisk "Synchronizuj". |
Po wprowadzeniu zmian zmienia się status kartoteki na "Zsynchronizowana: TAK" oraz "Zablokowana: NIE". Zapamiętywana jest również data ostatniej synchronizacji.
Jeśli kartoteka jest niezsynchronizowana i nie upłynął jeszcze odpowiedni okres czasu potrzebny na przetworzenie danych pojawi się komunikat:
