Każdy ubezpieczony, dla którego tworzone i wysyłane są dokumenty powinien mieć założoną kartotekę.
Kartoteka jest zakładana na kilka sposobów :
| • | poprzez zgłoszenie ubezpieczonego za pomocą kreatora (Utworzenie dokumentu) i wysłanie utworzonego dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA; |
| • | ręczne dodanie dokumentu zgłoszeniowego (Utworzenie dokumentu, Edycja dokumentu), a następnie wysłanie go; |
| • | poprzez pobranie kompletu rozliczeniowego dostępnego w widoku "Dokumenty/Dokumenty w ZUS"; |
| • | automatycznie przez system w trakcie wysyłki dokumentu zaimportowanego z innego systemu, jeżeli w dokumencie widnieją dane ubezpieczonego, którego brak w rejestrze (np. po zaimportowaniu dokumentu ZUS RCA - Import dokumentów z KEDU) . |
Kartoteka zakładana jest w momencie wysyłki dokumentu ubezpieczeniowego, a nie w trakcie utworzenia dokumentu.