Wysyłka dokumentów dotyczy dokumentów o statusie "zatwierdzony". Zatwierdzenie oznacza, że dokument jest poprawny i może zostać skierowany do wysyłki. Wysłać można pojedynczy dokument bądź całą ich grupę. Domyślnym i zalecanym sposobem wysyłania dokumentów jest wysyłka elektroniczna. Aby wysłać dokument elektronicznie należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty bądź profil zaufany. Ustawianie parametrów wysyłki dokumentów ubezpieczeniowych dostępne jest w widoku ogólnym dostępnym dla każdego użytkownika (Ustawianie parametrów wysyłki).
Aby wysłać pojedynczy dokument należy:
| 1. | W widoku prezentującym dokumenty zatwierdzone wskazać pozycję i nacisnąć przycisk "Wyślij". |
Dla dokumentów rozliczeniowych prezentowana jest kolumna Identyfikator kompletu oznaczająca identyfikator kompletu logicznego oraz kolumna Identyfikator dokumentu. W jednym komplecie logicznym mogą znajdować się pozycje z różnych dokumentów. W widoku Dokumenty zatwierdzone wartości w kolumnach: Identyfikator kompletu i Identyfikator dokumentu są takie same. W przypadku dokumentów innych niż rozliczeniowe wartość w kolumnie identyfikator kompletu jest pusta.
| 2. | W zależności od wybranego sposobu wysyłki uruchomi się proces podpisywania dokumentu (Podpis podpisem kwalifikowanym, Podpis certyfikatem osobistym, Podpis poprzez ePUAP, Wysyłka dokumentów papierowo). |
Aby wysłać komplet dokumentów z listy dokumentów w widoku dokumentów zatwierdzonych należy:
| 1. | W kolumnie Wybór zaznaczyć dokumenty, które mają być przekazane do wysyłki. |
| 2. | Nacisnąć przycisk "Wyślij". |
| 3. | W zależności od wybranego sposobu wysyłki uruchomi się proces podpisywania dokumentu (Podpis podpisem kwalifikowanym, Podpis certyfikatem osobistym, Podpis poprzez ePUAP, Wysyłka dokumentów papierowo). |
Wysłanie dokumentów rozliczeniowych odbywa się poprzez mechanizm kompletacji kompletu rozliczeniowego.
Przed naciśnięciem przycisku "Wyślij" należy upewnić się, że wskazano wszystkie dokumenty, które powinny zostać przekazane do ZUS.
Gdy do wysłania zostanie przekazana korekta kompletu rozliczeniowego, wygenerowane dokumenty zostaną ograniczone (Podgląd dokumentów źródłowych).
Komplet dokumentów wskazanych do wysłania może zawierać:
•ZUS ZUA (wiele), ZUS ZZA (wiele), ZUS ZWUA (wiele), ZUS ZCNA (wiele), ZUS ZIUA (wiele), ZUS ZFA (jeden), ZUS ZPA (jeden), ZUS ZIPA (jeden), ZUS ZBA (jeden), ZUS ZAA (jeden), ZUS ZWPA (jeden), ZUS RIA (wiele – tylko jeśli są dla tego samego ubezpieczonego to muszą być albo wszystkie w trybie zgłoszenia albo w trybie korekty)
•ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA - tylko z jednego okresu rozliczeniowego, o tym samym identyfikatorze; dokument ZUS DRA jest obowiązkowy oraz pierwszorazowo tworzone ZUS DRA cz. II/ZUS RCA cz. II,
•ZUS IWA (jeden)
•ZUS ZSWA (wiele)
•ZUS DRA cz. II (jeden), ZUS RCA cz. II (jeden) – tylko korekty
•ZUS OSW (jeden)
Aby wysłać komplet dokumentów wygenerowanych w wyniku przejścia kreatora należy w ostatnim kroku kreatora nacisnąć przycisk "Wyślij i zakończ". Dokumenty należy wcześniej zweryfikować (Weryfikacja dokumentów)
Wysłanie dokumentów zgłoszeniowych aktualizuje zawartość danych w bazie ePłatnika, a więc zawartości kartotek płatników/ubezpieczonych. Po wysłaniu dokumentów zmienia się status synchronizacji kartotek (Synchronizacja i blokowanie kartoteki ubezpieczonego , Synchronizacja i blokowanie kartoteki płatnika). Dokumenty znikną z widoku dokumentów zatwierdzonych i będą widoczne w widoku dokumentów wysłanych.
W niektórych sytuacjach wysyłka elektroniczna dokumentu określonego typu może być zablokowana przez administratorów systemu. W takim przypadku jedynym sposobem przekazania dokumentu jest jego wypełnienie, wydrukowanie i przekazanie papierowo (patrz Wysyłka dokumentów papierowo).